Strategic planning and information systems in small-medium enterprises: dimensions of success and performance

Abstract

This thesis aims to (1) indicate the phases of Strategic Information Systems Planning (SISP); (2) indicate the phases that contribute to a greater extent of success; (3) indicate the phases that contribute to firm performance; and (4) investigate the effect of the use of SISP on Information Systems (IS) executives’ satisfaction. All data was obtained in 294 Greek Small-Medium Enterprises (SMEs) from IS executives. Factor Analysis, Structural Equation Modeling, Ordinal Regression Analysis and Multiple Criteria Decision Analysis (MCDA) were used to analyze data. This thesis has theoretical and practical contribution for both academics and IS executives. The findings of this survey lead to an understanding of IS strategic planning’s use by executives. It is essential that they should be knowledgeable about it and that the tasks of IS strategic planning should not be ignored. It is possible that by understanding the process of IS strategy and its importance, IS executives will be helped not only concentrate on organizational goals but also realize that the planning process has the greatest importance to their business. Otherwise, there will be difficulties in achieving them both. The results show that Information Technology (IT) investment assists managers to set business strategy focusing on the improvement of organizational market share, flexibility in work and generation of opportunities for new product development. In this way, what SMEs should do is identify and communicate a culture of innovation and alignment with business strategy and IT goals in order to increase flexibility in work and opportunities for new product development. IS planning and alignment are fields that include multiple conflicting objectives. Using methods such as Ordinal Regression Analysis or MCDA, decision makers can analyze alternatives and select the most appropriate for their problem during the implementation of IS strategic planning. IS planning should not be viewed solely through the lens of the periodic planning exercise. IS planning should also encompass the planning associated with IT investment decisions. By incorporating cooperation between business managers and IT managers in strategic IS planning, IT executives have the opportunity to examine the challenges in the implementation of IS projects and the impact of IS on the firm’s performance. By examining IT executives’ perceptions, they can identify the dimensions that should be improved during the implementation of IS projects and thus they can improve their satisfaction as well as their firm’s performance. This wider collaboration in IS planning can improve adaptability and increase congruence between IS planning and market needs.

Στόχος της διατριβής είναι: (1) ο καθορισμός των φάσεων του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων, (2) η διερεύνηση της συμβολής κάθε φάσης στην επιτυχία του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων, (3) η μελέτη της επίδρασης κάθε φάσης του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων στην απόδοση της επιχείρησης και (4) η αξιολόγηση του βαθμού ικανοποίησης των στελεχών από την εφαρμογή του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων. Τα δεδομένα συλλέχθηκαν από 294 στελέχη Πληροφορικής Ελληνικών Μικρομεσαίων Επιχειρήσεων. Για την ανάλυση των δεδομένων εφαρμόστηκαν οι παρακάτω μέθοδοι: Η Παραγοντική Ανάλυση χρησιμοποιήθηκε για να αναδείξει τις φάσεις του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων. Στη συνέχεια, τα Δομικά Μοντέλα Εξισώσεων εφαρμόστηκαν για να αναδειχθούν οι φάσεις που επιδρούν στην επιτυχία του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων. Η μέθοδος «Ordinal Regression Analysis» εφαρμόστηκε για να αναδειχθούν οι φάσεις του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων που επιδρούν στην απόδοση των επιχειρήσεων. Τέλος, η Πολυκριτήρια μέθοδος ανάλυσης δεδομένων χρησιμοποιήθηκε για να αξιολογήσει τον βαθμό ικανοποίησης των στελεχών από την εφαρμογή του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων. Τα αποτελέσματα της έρευνας έδειξαν ότι τα στελέχη επενδύουν σε νέες τεχνολογίες με σκοπό την αύξηση του μεριδίου αγοράς της επιχείρησης, της ευελιξίας στη δουλειά και της ανάπτυξης καινοτόμων προϊόντων. Για την ενίσχυση του ανταγωνιστικού τους πλεονεκτήματος, οι Μικρομεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να αναπτύξουν ένα κλίμα καινοτομίας το οποίο θα επιτρέπει την ευθυγράμμιση της επιχειρησιακής στρατηγικής με την στρατηγική των Πληροφοριακών Συστημάτων. Τα στελέχη Πληροφορικής δεν πρέπει να είναι ενήμερα μόνο για τα τεχνικά θέματα. Πολλές φορές τα στελέχη Πληροφορικής θέτουν στόχους που δεν ευθυγραμμίζονται με τους στόχους της επιχείρησης και επομένως τα συστήματα που αναπτύσσονται δεν συμβάλλουν στην αύξηση της απόδοσης και της καινοτομίας των επιχειρήσεων. Γι’ αυτό είναι αναγκαία η δημιουργία μιας κουλτούρας που θα προάγει την καινοτομία και την ευθυγράμμιση της επιχειρησιακής στρατηγικής με την στρατηγική των Πληροφοριακών Συστημάτων, ώστε να αυξηθεί η ανταγωνιστικότητα των επιχειρήσεων. Ακόμη ένα σημαντικό εύρημα της έρευνας είναι πως τα στελέχη Πληροφορικής επικεντρώνουν τις δράσεις τους κυρίως στην υλοποίηση του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων, αγνοώντας για τις άλλες φάσεις της διαδικασίας. Η εστίαση των προσπαθειών τους μόνο στην υλοποίηση της διαδικασίας επιφέρει πολλά προβλήματα παρόλο που εξοικονομείται χρόνος για την ανάπτυξη του συστήματος. Ενδέχεται να μην έχουν ευθυγραμμιστεί οι στρατηγικοί στόχοι της επιχείρησης με τους στόχους του Πληροφοριακού Συστήματος με αποτέλεσμα να αναπτυχθεί ένα σύστημα που δεν θα είναι προσαρμοσμένο στις ανάγκες της επιχείρησης. Αν τα στελέχη επικεντρώσουν τις δράσεις τους και στις υπόλοιπες φάσεις του Στρατηγικού Σχεδιασμού των Πληροφοριακών Συστημάτων, θα αυξηθεί η επιτυχία του Σχεδιασμού. Όταν τα στελέχη αναλύουν τα υπάρχοντα συστήματα της επιχείρησης, το εξωτερικό περιβάλλον, τις αλλαγές στην τεχνολογία και τα οργανωσιακά συστήματα της επιχείρησης μπορούν να ευθυγραμμίσουν την επιχειρησιακή στρατηγική με την στρατηγική των Πληροφοριακών Συστημάτων και να αναπτύξουν επιτυχημένα σχέδια Πληροφοριακών Συστημάτων χωρίς αυξημένο κόστος ή χρονικές καθυστερήσεις. Όταν τα στελέχη γνωρίζουν το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης μπορούν να αναγνωρίσουν ευκαιρίες που παρουσιάζονται και να αναπτύξουν τα κατάλληλα Πληροφοριακά Συστήματα που θα αυξήσουν την αποδοτικότητα της επιχείρησης.