Επίδραση της εφαρμογής του εσωτερικού ελέγχου στην ελαχιστοποίηση των φαινομένων απάτης στη σύγχρονη δημόσια διοίκηση: η περίπτωση των δημόσιων ακαδημαϊκών φορέων

Abstract

In recent years, governments are showing a growing interest and willingness to use public money to finance public organizations through a series of measures, procedures and incentives consistent with the principles of corporate governance of the business world. The ultimate goal is to create a reliable system of public administration based on accountability, integrity and transparency. The decisive factor for creating a robust and good public governance is the universal implementation of internal audit and risk management processes. Audit activities impose restrictions and limitations and oblige top leadership and civil servants to act responsibly and be accountable for their decisions, in the interest of taxpayers. Thus, they maximize social benefits and avoid abuse of power and corruption. The implementation of control, monitoring and supervision tools ensures the legitimacy of public activities and enhances the effectiveness of the governance system. It identifies shortcomings and irregularities and brings to the attention of the top leadership all weaknesses of the system and potential risks. Internal audit proposes measures and procedures to tackle dysfunctional situations and puts forward best compliance practices. As social institutions, universities exert significant influence and play an essential role in the development and progress of our society. Their duty is to use the financial and intellectual capital at their disposal to create added value. Effective university governance guarantees economic sufficiency to foster research and scientific programs, to upgrade infrastructure and to implement new and innovative teaching methods. The recent reforms and legislative changes in higher education seek to introduce changes to all levels of the university hierarchy in terms of administration and management. Their aim is to achieve fiscal consolidation and discipline and to promote and solidify an audit culture. Auditing incites university leadership to demonstrate greater consistency as regards financial and human resource management. The main aim of the present doctoral thesis is to explore the implementation of the current national legislation regarding internal audit function and also to investigate the latest best international governance practices in academic institutions. It then seeks to examine, in conjunction with one another, the effectiveness of audit activities, in the light of the current institutional framework and the particular conditions and factors that make up the external and internal environment of the universities, to identify any deviations from the legislation, as well as any shortcomings, dysfunctions and difficulties in the implementation of legislation. It aims to point out the causes of these ill fortunes. Given that academic institutions vary in terms of size, structure and organization – elements that determine the scope of internal audit and affect its function –, in order to achieve the aforementioned aim and to obtain the maximum amount of information, we use the qualitative research method and conducted face-to-face interviews – with the use of questionnaires – with administrative employees who hold various positions in academic institutions. The recording of actual data aims at an empirical approach to the specific subject and a documented presentation of the broader picture of the current situation. The research focuses on three main axes: the study of the establishment, staffing, organization and operation of the Internal Audit Unit in each academic institution, the professional competence of the auditors and, above all, the role of top leadership and administrative employees in audit activities. According to the research results, university leaders exert a significant and decisive influence on the size and structure of the Internal Audit Unit, as well as on the adequacy of the auditors, since it is up to them to ensure sufficient financial and human resources for internal audit function. This specific operation, while it has political and institutional support through the establishment and implementation of the current legislation, it lacks an appropriate administrative support. It is seen by university leaders and civil servants as a contractual obligation that each institution should meet, according to the legislation in force, in order to mitigate the negative impact of non-compliance. In the organizational culture of universities, poor support by the leaders and limited professional audit competencies have resulted in a lack of commitment to audit activities, as a governance tool aimed at creating and fostering a sound administrative system.

Τα τελευταία χρόνια, οι κυβερνήσεις επιδεικνύουν αυξανόμενο ενδιαφέρον και προθυμία να χρησιμοποιήσουν δημόσιο χρήμα για τη χρηματοδότηση δημόσιων οργανισμών μέσω μιας σειράς μέτρων, διαδικασιών και κινήτρων που συνάδουν με τις αρχές της εταιρικής διακυβέρνησης του επιχειρηματικού κόσμου. Ο απώτερος στόχος είναι να δημιουργηθεί ένα αξιόπιστο δημόσιο διοικητικό σύστημα στηριζόμενο στη λογοδοσία, στην ακεραιότητα και στη διαφάνεια. Καθοριστικός παράγοντας για την επίτευξη ισχυρής, χρηστής δημόσιας διακυβέρνησης είναι η καθολική εφαρμογή της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου και των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων. Οι ελεγκτικές δραστηριότητες επιβάλλουν περιορισμούς και όρια και υποχρεώνουν την ηγεσία και τους δημόσιους λειτουργούς να ενεργούν υπεύθυνα και να είναι υπόλογοι για τις αποφάσεις τους, προς το συμφέρον των φορολογουμένων, μεγιστοποιώντας τα κοινωνικά οφέλη και αποφεύγοντας το φαινόμενο της κατάχρησης εξουσίας και της διαφθοράς. Η εφαρμογή εργαλείων ελέγχου, παρακολούθησης και εποπτείας διασφαλίζει τη νομιμότητα των δημόσιων δραστηριοτήτων και ενισχύει την αποτελεσματικότητα του συστήματος διοίκησης. Εντοπίζει ελλείψεις και παρατυπίες και επισημαίνει στην ανώτατη ηγεσία τις αδυναμίες του συστήματος και τους κινδύνους που ενδέχεται να προκύψουν. Η ανάπτυξη και λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου προτείνει μέτρα και διαδικασίες για την αντιμετώπιση δυσλειτουργικών καταστάσεων, καθώς και βέλτιστες πρακτικές συμμόρφωσης.Τα πανεπιστήμια, ως κοινωνικοί θεσμοί, ασκούν σημαντική επιρροή και διαδραματίζουν ουσιαστικό ρόλο στην ανάπτυξη και στην πρόοδο της κοινωνίας. Καθήκον τους είναι να δημιουργούν προστιθέμενη αξία χρησιμοποιώντας το οικονομικό και πνευματικό κεφάλαιο που έχουν στη διάθεσή τους. Η αποτελεσματική πανεπιστημιακή διακυβέρνηση διασφαλίζει οικονομική επάρκεια για την προώθηση ερευνητικών και επιστημονικών προγραμμάτων, για την αναβάθμιση των υποδομών και για την εφαρμογή νέων καινοτόμων μεθόδων διδασκαλίας. Οι πρόσφατες μεταρρυθμίσεις και νομοθετικές αλλαγές στο χώρο της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, επιδιώκουν να αλλάξουν τον τρόπο διοίκησης και διαχείρισης όλων των επιπέδων της πανεπιστημιακής ιεραρχίας. Στοχεύουν στη δημοσιονομική εξυγίανση και πειθαρχία, καθώς και στην προώθηση και εδραίωση ελεγκτικής κουλτούρας. Οι ελεγκτικές δραστηριότητες ενθαρρύνουν την πανεπιστημιακή ηγεσία να επιδείξει μεγαλύτερη συνέπεια σχετικά με τη διαχείριση των οικονομικών και των ανθρώπινων πόρων. Βασικός σκοπός της παρούσης διατριβής είναι αρχικώς να διερευνήσει την εφαρμογή της ισχύουσας εθνικής νομοθεσίας αναφορικά με τη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου, καθώς και των σύγχρονων βέλτιστων διεθνών πρακτικών διακυβέρνησης στα ακαδημαϊκά ιδρύματα. Επιδιώκει ακολούθως να εξετάσει συνδυαστικά την αποτελεσματικότητα των ελεγκτικών δραστηριοτήτων, υπό το πρίσμα του ισχύοντος θεσμικού πλαισίου και των ιδιαίτερων συνθηκών και παραγόντων που συνθέτουν το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον των πανεπιστημίων, να εντοπίσει τυχόν αποκλίσεις από τη νομοθεσία, καθώς επίσης και τις όποιες αδυναμίες, δυσλειτουργίες και δυσκολίες παρατηρούνται στην εφαρμογή της. Τέλος, στοχεύει να επισημάνει τις αιτίες στις οποίες ενδέχεται να οφείλονται οι κακοδαιμονίες αυτές. Δεδομένου ότι τα ακαδημαϊκά ιδρύματα παρουσιάζουν ποικιλομορφία ως προς το μέγεθος, τη δομή και την οργάνωσή τους στοιχεία τα οποία καθορίζουν το πεδίο εφαρμογής του εσωτερικού ελέγχου και επηρεάζουν τη λειτουργία του, για την επίτευξη του παραπάνω σκοπού και προκειμένου να συγκεντρωθούν όσο γίνεται περισσότερες πληροφορίες, εφαρμόστηκε η μέθοδος της ποιοτικής έρευνας και διενεργήθηκαν διά ζώσης συνεντεύξεις με χρήση ερωτηματολογίου με τους διοικητικούς υπαλλήλους που κατέχουν διάφορες θέσεις στα ακαδημαϊκά ιδρύματα. Η καταγραφή των πραγματικών δεδομένων αποσκοπεί στην εμπειρική προσέγγιση του συγκεκριμένου θέματος και στην τεκμηριωμένη παρουσίαση της ευρύτερης εικόνας της επικρατούσας κατάστασης. Η έρευνα επικεντρώνεται σε τρεις άξονες κυρίως: στη μελέτη της σύστασης, της στελέχωσης, της οργάνωσης και της λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου σε έκαστο ακαδημαϊκό ίδρυμα, στην επαγγελματική στάση των ελεγκτών και, πρωτίστως, στον ρόλο της ανώτατης διοίκησης και των διοικητικών υπαλλήλων σε σχέση με τις ελεγκτικές δραστηριότητες. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας, η πανεπιστημιακή ηγεσία ασκεί σημαντική και καθοριστική επιρροή στο μέγεθος και στη δομή της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, καθώς και στην επάρκεια των ελεγκτών, δεδομένου ότι εναπόκειται στη βούλησή της να διασφαλίσει επαρκείς οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους για τη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου. Η συγκεκριμένη λειτουργία, ενώ διαθέτει πολιτική και θεσμική υποστήριξη μέσω της καθιέρωσης και εφαρμογής της ισχύουσας νομοθεσίας, δεν έχει την κατάλληλη διοικητική υποστήριξη. Αντιμετωπίζεται τόσο από την πανεπιστημιακή ηγεσία, όσο και από τους δημόσιους λειτουργούς ως συμβατική υποχρέωση που οφείλει, βάσει των νομοθετικών διατάξεων, να εφαρμόζει κάθε ίδρυμα, προκειμένου να μετριαστεί ο αρνητικός αντίκτυπος από τη μη τήρησή τους. Στην πανεπιστημιακή οργανωσιακή κουλτούρα απουσιάζει η δέσμευση στις ελεγκτικές δραστηριότητες ως εργαλείο διακυβέρνησης που στοχεύει στη δημιουργία και ανάπτυξη ενός υγιούς συστήματος διοίκησης, γεγονός που οφείλεται στην περιορισμένη ηγετική υποστήριξη και επαγγελματική ελεγκτική επάρκεια.