Ορθή διάθεση και διαχείριση αίματος από την αιμοδοσία στις κλινικές. Ένα σχέδιο αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας

Abstract

Introduction: The proper management and disposal of blood, from blood banks to hospital clinics, is crucial for patient safety and the efficiency of the healthcare system. This dissertation analyzes the processes involved in this supply chain, identifying critical issues and risk factors. Purpose: To investigate the point of view of health professionals regarding the frequency, causes and factors related to the occurrence of errors in the blood management and disposal process and to develop a comprehensive plan to enhance the effectiveness and efficiency of the management and disposal process from blood banks to hospital clinics, with the aim of becoming a useful tool for optimizing processes. Methods: A mixed methodological approach was applied in this study, based on two (2) distinct phases, which included the use of questionnaires with different purposes and research targets. The study was conducted from November 2023 to February 2024. The first phase of the study involved the conduct of two (2) quantitative cross-sectional studies addressed to two (2) target groups: (a) blood donation personnel (97 individuals) working in blood donation departments of six (6) public Greek hospitals and (b) healthcare professionals (439 individuals) working in six (6) public Greek hospitals (excluding blood donation personnel). In total, the sample of this study consisted of 536 healthcare professionals. For each target group, one (1) special questionnaire was used, appropriately formatted for each target group. The questionnaires used included closed-ended questions and consisted of sociodemographic data and questions that focused mainly on errors and factors that invite errors and the transfusion process,attendance of relevant training programs, interest in further training and usual blood management practices. The value of Cronbach's alpha coefficient showed very high internal consistency reliability of the questionnaires. The method applied for sample selection was purposive sampling and specifically the snowball technique using a gatekeeper. The second phase of the study involved the application of the Delphi method, using closed ended questionnaires, to utilize the experience and expertise of two (2) groups of health experts with the aim of, on the one hand, drawing on documented conclusions and, on the other hand, reaching a consensus on the evaluation of the findings. A group of eight (8) health experts participated in the evaluation of the research findings among blood donation personnel, while a group of fifteen (15) health experts participated in the evaluation of the research findings among other health professionals. The SPSS Version 22 program was used for the statistical analysis of the research data. Descriptive statistics included absolute and relative frequencies, medians, modes, means, standard deviations, tables and graphs. Bivariate analysis included the statistical techniques Mann Whitney U, Kruskal Wallis H and Spearman’s rho. To measure the degree of agreement between health experts, Kendall’s W coefficient was calculated. The statistical significance level alpha (α) was set at α=5%. Results: The survey of blood donation staff showed low rates of error detection and recording during the blood management and disposal process. The most common errors were related to failure to provide the laboratory with information regarding the patient's history or special blood requirements, entering incorrect patient demographics, failure to record the blood request submitted by the clinic to the blood donation department, and late dispatch of the blood bottle for transfusion. The most common causes of errors in blood donation include work related stress, tired or overworked staff, excessive workload, distraction due to simultaneous different tasks, and staff shortages. The majority of blood donation staff have attended a training program on blood management procedures and consider their knowledge to be satisfactory. The majority recognize the importance of receiving a second sample to confirm the patient's blood type and the importance of recording it in the delivery book or on the computer. It was found that gender, specialty and years of service in health facilities are factors that differentiate the views of blood donation personnel regarding the frequency of errors during the blood management and disposal process. Also, gender and years of service in health facilities are factors that differentiate their views regarding the factors (causes) of errors. The survey of other health professionals (except blood donation personnel) also showed in this group that the identification and recording of errors during the blood management and disposal process does not occur often. The most frequent errors concerned delayed transfusion, communication problems between medical and nursing staff and blood donation department staff, lack of relevant information for the patient, absence of an order for electronic recording of the clinical decision to order a blood bottle and transfusion with inappropriate flow. The most common causes of errors were distraction due to simultaneous different tasks, excessive workload, tired or overworked staff and work stress. The vast majority of health professionals (except blood donation staff) have attended a training program on blood management procedures and consider their knowledge of blood management procedures satisfactory. It was found that gender, specialty and years of service in health structures of health professionals (except blood donation staff) are factors that differentiate their opinions regarding the frequency of errors during the blood management and disposal process. Gender, specialty and years of service in health structures of health professionals (except blood donation staff) are factors that differentiate their opinions regarding the factors (causes) of errors. A high degree of agreement was observed among health experts regarding the findings of the present study. Conclusions: This study highlighted the criticality and complexity of the process of managing and disposing of blood from blood banks to hospital clinics, where the transfusion chain depends on various organizational and human variables. The findings showed that healthcare professionals’ perceptions and approaches to these processes differ depending on their socio-demographic background. This highlights the importance of developing more targeted and flexible strategies, capable of not only increasing the safety and effectiveness of the processes, but also adapting to the real needs of healthcare professionals. In an increasingly dynamic clinical context, investing in personalized training and innovative protocols can make the difference between simply good management and truly excellent practice.

Εισαγωγή: Η ορθή διαχείριση και διάθεση του αίματος, από τα τμήματα αιμοδοσίας προς στις κλινικές των νοσοκομείων, είναι ζωτικής σημασίας για την ασφάλεια των ασθενών και την αποτελεσματικότητα του συστήματος υγειονομικής περίθαλψης. Στην παρούσα διατριβή αναλύονται οι διαδικασίες που εμπλέκονται σε αυτήν την αλυσίδα εφοδιασμού, εντοπίζοντας κρίσιμα ζητήματα και παράγοντες κινδύνου. Σκοπός: Η διερεύνηση των απόψεων των επαγγελματιών υγείας αναφορικά με τη συχνότητα, τα αίτια και τους παράγοντες που σχετίζονται με την εμφάνιση σφαλμάτων στη διαδικασία διαχείρισης και διάθεσης του αίματος και η κατάρτιση ενός ολοκληρωμένου σχεδίου ενίσχυσης της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας στη διαδικασία διαχείρισης και διάθεσης από τα τμήματα αιμοδοσίας προς τις κλινικές των νοσοκομείων, με στόχο να αποτελέσει χρήσιμο εργαλείο ως προς τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών. Μέθοδοι: Στην παρούσα μελέτη εφαρμόστηκε μικτή μεθοδολογική προσέγγιση, βασισμένη σε δύο (2) διακριτές φάσεις, οι οποίες περιλάμβαναν τη χρήση ερωτηματολογίων με διαφορετικό σκοπό και ερευνητική στόχευση. Η μελέτη διενεργήθηκε από τον Νοέμβριο του έτους 2023 έως τον Φεβρουάριο του έτους 2024. Η πρώτη φάση της μελέτης αφορούσε στη διεξαγωγή δύο (2) ποσοτικών συγχρονικών μελετών που απευθύνονταν σε δύο (2) ομάδες στόχους: (α) προσωπικό αιμοδοσίας (97 άτομα) που εργάζονταν σε τμήματα αιμοδοσίας έξι (6) δημόσιων ελληνικών νοσοκομείων και (β) επαγγελματίες υγείας (439 άτομα) που εργάζονταν σε έξι (6) δημόσια ελληνικά νοσοκομεία (πλην προσωπικού αιμοδοσίας). Συνολικά το δείγμα της παρούσας μελέτης αποτέλεσαν 536 επαγγελματίες υγείας. Για κάθε ομάδα-στόχο χρησιμοποιήθηκε ένα (1) ειδικό ερωτηματολόγιο, κατάλληλα διαμορφωμένο για την εκάστοτε ομάδα-στόχο. Τα ερωτηματολόγια που χρησιμοποιήθηκαν περιλάμβαναν ερωτήσεις κλειστού τύπου και αποτελούνταν από κοινωνικοδημογραφικά δεδομένα και ερωτήσεις που εστίαζαν κυρίως σε σφάλματα και παράγοντες πρόκλησης σφαλμάτων και στη διαδικασία μετάγγισης, παρακολούθηση σχετικών επιμορφωτικών προγραμμάτων, ενδιαφέρον για περαιτέρω επιμόρφωση και συνήθεις πρακτικές διαχείρισης αίματος. Η τιμή του συντελεστή Cronbach’s alpha έδειξε πολύ υψηλή αξιοπιστία εσωτερικής συνέπειας των ερωτηματολογίων. Η μέθοδος που εφαρμόστηκε για την επιλογή του δείγματος ήταν η δειγματοληψία σκοπιμότητας και συγκεκριμένα η τεχνική της χιονοστιβάδας με χρήση θυρωρού (gatekeeper). Η δεύτερη φάση της μελέτης αφορούσε στην εφαρμογή της μεθόδου Delphi, με χρήση ερωτηματολογίων κλειστού τύπου, για την αξιοποίηση της εμπειρίας και τεχνογνωσίας δύο (2) ομάδων εμπειρογνωμόνων υγείας με στόχο αφενός μεν την εξαγωγή τεκμηριωμένων συμπερασμάτων, αφετέρου δε την επίτευξη συναίνεσης ως προς την αξιολόγηση των ευρημάτων. Για την αξιολόγηση των ευρημάτων της έρευνας στο προσωπικό αιμοδοσίας συμμετείχε ομάδα οκτώ (8) εμπειρογνωμόνων υγείας, ενώ για την αξιολόγηση των ευρημάτων της έρευνας στους λοιπούς επαγγελματίες υγείας συμμετείχε ομάδα δεκαπέντε (15) εμπειρογνωμόνων υγείας. Για την στατιστική ανάλυση των δεδομένων της έρευνας έγινε χρήση του προγράμματος SPSS Version 22. Η περιγραφική στατιστική περιλάμβανε απόλυτες και σχετικές συχνότητες, διαμέσους, επικρατούσες τιμές, μέσες τιμές, τυπικές αποκλίσεις, πίνακες και γραφήματα. Η διμεταβλητή ανάλυση περιλάμβανε τις στατιστικές τεχνικές Mann Whitney U, Kruskal Wallis H και Spearman’s rho. Για την μέτρηση του βαθμού συμφωνίας μεταξύ των εμπειρογνωμόνων υγείας υπολογίστηκε ο συντελεστής Kendall’s W. Το επίπεδο στατιστικής σημαντικότητας άλφα (α) ορίστηκε σε α=5%. Αποτελέσματα: Η έρευνα στο προσωπικό αιμοδοσίας έδειξε χαμηλά ποσοστά εντοπισμού και καταγραφής σφαλμάτων κατά τη διαδικασία διαχείρισης και διάθεσης του αίματος. Τα συχνότερα σφάλματα σχετίζονταν με αποτυχία παροχής στο εργαστήριο πληροφοριών σχετικά με το ιστορικό του ασθενούς ή τις ειδικές απαιτήσεις αίματος, εισαγωγή λανθασμένων δημογραφικών στοιχείων του ασθενούς, μη καταγραφή της αίτησης αίματος που υποβλήθηκε από την κλινική προς το τμήμα αιμοδοσίας και καθυστερημένη αποστολή της φιάλης αίματος για μετάγγιση. Στα συχνότερα αίτια πρόκλησης σφαλμάτων στην αιμοδοσία περιλαμβάνονται το εργασιακό stress, το κουρασμένο ή καταπονημένο προσωπικό, ο υπερβολικός φόρτος εργασίας, η απόσπαση της προσοχής λόγω ταυτόχρονων διαφορετικών εργασιών και η έλλειψη προσωπικού. Η πλειοψηφία του προσωπικού αιμοδοσίας έχει παρακολουθήσει κάποιο επιμορφωτικό πρόγραμμα σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης του αίματος και θεωρεί τις γνώσεις του ικανοποιητικές. Η πλειονότητα αναγνωρίζει τη σημασία της παραλαβής δεύτερου δείγματος για επιβεβαίωση της ομάδας αίματος του ασθενούς και τη σημασία της καταγραφής στο βιβλίο παράδοσης ή στον Η/Υ. Βρέθηκε ότι το φύλο, η ειδικότητα και τα έτη υπηρεσίας σε δομές υγείας αποτελούν παράγοντες που διαφοροποιούν τις απόψεις του προσωπικού αιμοδοσίας ως προς τη συχνότητα εμφάνισης σφαλμάτων κατά τη διαδικασία διαχείρισης και διάθεσης του αίματος. Επίσης, το φύλο και τα έτη υπηρεσίας σε δομές υγείας αποτελούν παράγοντες που διαφοροποιούν τις απόψεις τους ως προς τους παράγοντες (αίτια) πρόκλησης σφαλμάτων. Η έρευνα στους λοιπούς επαγγελματίες υγείας (πλην προσωπικού αιμοδοσίας) έδειξε και σε αυτή την ομάδα ότι ο εντοπισμός και η καταγραφή σφαλμάτων κατά τη διαδικασία διαχείρισης και διάθεσης του αίματος δεν συμβαίνει συχνά. Τα συχνότερα σφάλματα αφορούσαν σε καθυστερημένη μετάγγιση, προβλήματα επικοινωνίας μεταξύ του ιατρονοσηλευτικού προσωπικού και του προσωπικού του τμήματος αιμοδοσίας, έλλειψη σχετικής ενημέρωσης του ασθενούς, απουσία εντολής ηλεκτρονικής καταγραφής της κλινικής απόφασης για παραγγελία φιάλης αίματος και μετάγγιση με ακατάλληλη ροή. Τα συχνότερα αίτια πρόκλησης σφαλμάτων ήταν η απόσπαση της προσοχής λόγω ταυτόχρονων διαφορετικών εργασιών, ο υπερβολικός φόρτος εργασίας, το κουρασμένο ή καταπονημένο προσωπικό και το εργασιακό stress. Η συντριπτική πλειοψηφία των επαγγελματιών υγείας (πλην του προσωπικού αιμοδοσίας) έχει παρακολουθήσει κάποιο επιμορφωτικό πρόγραμμα σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης του αίματος και θεωρεί τις γνώσεις του γύρω από τις διαδικασίες διαχείρισης του αίματος ικανοποιητικές. Βρέθηκε ότι το φύλο, η ειδικότητα και τα έτη υπηρεσίας σε δομές υγείας των επαγγελματιών υγείας (πλην του προσωπικού αιμοδοσίας) αποτελούν παράγοντες που διαφοροποιούν τις απόψεις τους ως προς τη συχνότητα εμφάνισης σφαλμάτων κατά τη διαδικασία διαχείρισης και διάθεσης του αίματος. Το φύλο, η ειδικότητα και τα έτη υπηρεσίας σε δομές υγείας των επαγγελματιών υγείας (πλην του προσωπικού αιμοδοσίας) αποτελούν παράγοντες που διαφοροποιούν τις απόψεις τους ως προς τους παράγοντες (αίτια) πρόκλησης σφαλμάτων. Παρατηρήθηκε υψηλός βαθμός συμφωνίας των εμπειρογνωμόνων υγείας σχετικά με τα ευρήματα της παρούσας μελέτης. Συμπεράσματα: Η παρούσα μελέτη ανέδειξε την κρισιμότητα και πολυπλοκότητα της διαδικασίας διαχείρισης και διάθεσης του αίματος από τα τμήματα αιμοδοσίας προς τις κλινικές των νοσοκομείων, όπου η αλυσίδα μετάγγισης εξαρτάται από διάφορες οργανωτικές και ανθρώπινες μεταβλητές. Τα ευρήματα έδειξαν οι αντιλήψεις των επαγγελματιών υγείας και η προσέγγισή τους γύρω από αυτές τις διαδικασίες διαφοροποιούνται ανάλογα με το κοινωνικοδημογραφικό τους υπόβαθρο. Αυτό υπογραμμίζει τη σημασία της ανάπτυξης πιο στοχευμένων και ευέλικτων στρατηγικών, ικανών όχι μόνο να αυξήσουν την ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών, αλλά και να προσαρμοστούν στις πραγματικές ανάγκες των επαγγελματιών υγείας. Σε ένα ολοένα και πιο δυναμικό κλινικό πλαίσιο, η επένδυση σε εξατομικευμένη εκπαίδευση και καινοτόμα πρωτόκολλα μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μία απλώς ορθή διαχείριση και σε μία πραγματικά άριστη πρακτική.