Digital transformation in higher education institutions: barriers and initiatives to overcome them

Abstract

The necessity for digital transformation in higher education is derived from the rapid developments in technology and their profound impact on society. Digital transformation is not an entirely new phenomenon, as related concepts have existed in various forms for at least 50 years. Today, advances in digital technologies have enabled widespread efforts for transformation across all types and sizes of organisations. As “one size fits all” does not apply to digital transformation, we seek to explore in more depth the changes it brings to higher education. The requirement for digital reform, particularly in higher education institutions has been a necessity since the early 1960s and has come from various external and internal sources. Digital transformation improves not only the operations of institutions, learning delivery, student support and research but also the back office and, fundamentally, the set of core organisational competencies: to be agile, flexible, targeted and evidence based. In this thesis, we focus on higher education institutions. These are by nature complex organisations and they have a unique purpose and status, with many specific characteristics that differentiate them from other organisations, such as teaching, pedagogy, curriculum, and research. Furthermore, society expects the university to fulfil multiple social and political missions. Higher education institutions today operate in an environment subject to unpredictable changes. Until recently, technology has been mainly seen as a means for introducing incremental changes to improve current learning approaches and not as a means for disruptive and evolutionary changes. However, due to digital transformation, both academics and their institutions are changing the way they operate at a faster rate than expected. Digital technologies are enabling significant improvements in processes, business models, and interactions between them. As digital transformation in higher education is an emerging research area, we observed that its meaning and scope has not been fully defined. Moreover, barriers have not been systematically identified and studied. Finally, we have not been able to identify initiatives, actions and strategies to adequately address the barriers. We sought to fill this gap by first defining the meaning and scope of digital transformation in higher education institutions. Next, we identified the barriers HEIs face when implementing their digital transformation. Subsequently, we organised the barriers into broader categories and identified initiatives to address them. In addition, we attempted to map the barriers that emerged from systematic literature review and expert interviews together with specific initiatives. Finally, by examining the case study of the International Hellenic University, we attempted to explore what happens in the real world. In this thesis, we applied qualitative mixed methods to achieve our research objectives. Initially, a systematic literature review was conducted to define the meaning and scope of digital transformation in HEIs, explore the barriers that hinder the implementation of digital transformation in HEIs, and group the barriers into broader categories. We then proceeded to expert interviews, with in-depth semi-structured and exploratory interviews with a purposive sample, to define the meaning and scope of digital transformation in HEIs, add new barriers, validate and prioritise them, and propose initiatives and actions to address them. Subsequently, the concepts for defining digital transformation that emerged from the systematic literature review and interviews with experts were combined. Finally, in order to better understand what actually happens in a university, a workshop was conducted to understand how university members perceive the meaning and scope of digital transformation in their university, to evaluate the importance of the barriers and, finally to match initiatives proposed by the experts with the barriers. The thesis offers a valuable insight for higher education institutions, policy makers and stakeholders involved in digital transformation initiatives. Our research provides a basis for developing strategies to systematically address barriers. Furthermore, educational policies could integrate and further enhance digital transformation in HEIs. Finally, university professionals, such as academics, administrators and researchers, could benefit from this research to better understand the challenges related to digital transformation and to adapt their practices and skills to the changing landscape. Future research could compare the digital transformation efforts of higher education institutions in different countries, regions and types of institutions. Such comparisons could help identify best practices. Also, in-depth case studies of specific universities that have successfully implemented digital transformation could provide valuable insights and serve as models for other institutions. As the digital landscape continues to evolve, ongoing research efforts will be vital in guiding HEIs towards successful transformation in an ever-changing environment.

Η ανάγκη για ψηφιακό μετασχηματισμό στην τριτοβάθμια εκπαίδευση απορρέει από τις ραγδαίες εξελίξεις στην τεχνολογία και τις βαθιές επιπτώσεις τους στην κοινωνία. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν είναι ένα εντελώς νέο φαινόμενο, καθώς σχετικές έννοιες υπάρχουν σε διάφορες μορφές εδώ και τουλάχιστον 50 χρόνια. Σήμερα, οι πρόοδοι στις ψηφιακές τεχνολογίες έχουν επιτρέψει ευρείες προσπάθειες για μετασχηματισμό σε όλους τους τύπους και τα μεγέθη οργανισμών. Καθώς το "ένα μέγεθος ταιριάζει σε όλους" δεν ισχύει για τον ψηφιακό μετασχηματισμό, επιδιώκουμε να διερευνήσουμε σε μεγαλύτερο βάθος τις αλλαγές που επιφέρει στην τριτοβάθμια εκπαίδευση. Η απαίτηση για ψηφιακή μεταρρύθμιση, ιδίως στα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, αποτελεί αναγκαιότητα από τις αρχές της δεκαετίας του 1960 και προέρχεται από διάφορες εξωτερικές και εσωτερικές πηγές. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός βελτιώνει όχι μόνο τις λειτουργίες των ιδρυμάτων, την παροχή μάθησης, την υποστήριξη των φοιτητών και την έρευνα, αλλά και το back office και, βασικά, το σύνολο των βασικών οργανωτικών ικανοτήτων: να είναι ευέλικτη, ευέλικτη, στοχευμένη και τεκμηριωμένη.Στην παρούσα διατριβή, εστιάζουμε στα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης. Αυτά είναι από τη φύση τους πολύπλοκοι οργανισμοί και έχουν μοναδικό σκοπό και καθεστώς, με πολλά ειδικά χαρακτηριστικά που τα διαφοροποιούν από άλλους οργανισμούς, όπως η διδασκαλία, η παιδαγωγική, το πρόγραμμα σπουδών και η έρευνα. Επιπλέον, η κοινωνία αναμένει από το πανεπιστήμιο να εκπληρώσει πολλαπλές κοινωνικές και πολιτικές αποστολές. Τα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης λειτουργούν σήμερα σε ένα περιβάλλον που υπόκειται σε απρόβλεπτες αλλαγές. Μέχρι πρόσφατα, η τεχνολογία θεωρούνταν κυρίως ως μέσο για την εισαγωγή σταδιακών αλλαγών για τη βελτίωση των υφιστάμενων μαθησιακών προσεγγίσεων και όχι ως μέσο για ανατρεπτικές και εξελικτικές αλλαγές. Ωστόσο, λόγω του ψηφιακού μετασχηματισμού, τόσο οι ακαδημαϊκοί όσο και τα ιδρύματά τους αλλάζουν τον τρόπο λειτουργίας τους με ταχύτερο ρυθμό από τον αναμενόμενο. Οι ψηφιακές τεχνολογίες επιτρέπουν σημαντικές βελτιώσεις στις διαδικασίες, τα επιχειρηματικά μοντέλα και τις μεταξύ τους αλληλεπιδράσεις.Καθώς ο ψηφιακός μετασχηματισμός στην τριτοβάθμια εκπαίδευση είναι ένας αναδυόμενος ερευνητικός τομέας, παρατηρήσαμε ότι η έννοια και το πεδίο εφαρμογής του δεν έχουν καθοριστεί πλήρως. Επιπλέον, τα εμπόδια δεν έχουν εντοπιστεί και μελετηθεί συστηματικά. Τέλος, δεν μπορέσαμε να εντοπίσουμε πρωτοβουλίες, δράσεις και στρατηγικές για την επαρκή αντιμετώπιση των εμποδίων. Επιδιώξαμε να καλύψουμε αυτό το κενό προσδιορίζοντας αρχικά την έννοια και το πεδίο εφαρμογής του ψηφιακού μετασχηματισμού στα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης. Στη συνέχεια, εντοπίσαμε τα εμπόδια που αντιμετωπίζουν τα ΑΕΙ κατά την εφαρμογή του ψηφιακού μετασχηματισμού τους. Στη συνέχεια, οργανώσαμε τα εμπόδια σε ευρύτερες κατηγορίες και εντοπίσαμε πρωτοβουλίες για την αντιμετώπισή τους. Επιπλέον, επιχειρήσαμε να χαρτογραφήσουμε τα εμπόδια που προέκυψαν από τη συστηματική βιβλιογραφική επισκόπηση και τις συνεντεύξεις εμπειρογνωμόνων μαζί με συγκεκριμένες πρωτοβουλίες. Τέλος, εξετάζοντας τη μελέτη περίπτωσης του Διεθνούς Πανεπιστημίου της Ελλάδος, επιχειρήσαμε να διερευνήσουμε τι συμβαίνει στον πραγματικό κόσμο.Στην παρούσα διατριβή, εφαρμόσαμε ποιοτικές μικτές μεθόδους για την επίτευξη των ερευνητικών μας στόχων. Αρχικά, διενεργήθηκε συστηματική βιβλιογραφική ανασκόπηση για τον προσδιορισμό της έννοιας και του πεδίου εφαρμογής του ψηφιακού μετασχηματισμού στα ΑΕΙ, τη διερεύνηση των εμποδίων που εμποδίζουν την εφαρμογή του ψηφιακού μετασχηματισμού στα ΑΕΙ και την ομαδοποίηση των εμποδίων σε ευρύτερες κατηγορίες. Στη συνέχεια προχωρήσαμε σε συνεντεύξεις εμπειρογνωμόνων, με εμπεριστατωμένες ημιδομημένες και διερευνητικές συνεντεύξεις με σκόπιμο δείγμα, για να ορίσουμε την έννοια και το πεδίο εφαρμογής του ψηφιακού μετασχηματισμού στα ΑΕΙ, να προσθέσουμε νέα εμπόδια, να τα επικυρώσουμε και να τα ιεραρχήσουμε και να προτείνουμε πρωτοβουλίες και δράσεις για την αντιμετώπισή τους. Στη συνέχεια, συνδυάστηκαν οι έννοιες για τον ορισμό του ψηφιακού μετασχηματισμού που προέκυψαν από τη συστηματική βιβλιογραφική ανασκόπηση και τις συνεντεύξεις με εμπειρογνώμονες.Τέλος, προκειμένου να κατανοηθεί καλύτερα τι πραγματικά συμβαίνει σε ένα πανεπιστήμιο, διεξήχθη ένα εργαστήριο για να κατανοηθεί πώς τα μέλη των πανεπιστημίων αντιλαμβάνονται την έννοια και το πεδίο εφαρμογής του ψηφιακού μετασχηματισμού στο πανεπιστήμιό τους, να αξιολογηθεί η σημασία των εμποδίων και, τέλος, να αντιστοιχηθούν οι πρωτοβουλίες που πρότειναν οι εμπειρογνώμονες με τα εμπόδια.Η διατριβή προσφέρει πολύτιμες γνώσεις για τα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, τους φορείς χάραξης πολιτικής και τους ενδιαφερόμενους που εμπλέκονται σε πρωτοβουλίες ψηφιακού μετασχηματισμού. Η έρευνά μας παρέχει μια βάση για την ανάπτυξη στρατηγικών για τη συστηματική αντιμετώπιση των εμποδίων. Επιπλέον, οι εκπαιδευτικές πολιτικές θα μπορούσαν να ενσωματώσουν και να ενισχύσουν περαιτέρω τον ψηφιακό μετασχηματισμό στα ΑΕΙ. Τέλος, οι επαγγελματίες των πανεπιστημίων, όπως οι ακαδημαϊκοί, οι διοικητικοί υπάλληλοι και οι ερευνητές, θα μπορούσαν να επωφεληθούν από αυτή την έρευνα για να κατανοήσουν καλύτερα τις προκλήσεις που σχετίζονται με τον ψηφιακό μετασχηματισμό και να προσαρμόσουν τις πρακτικές και τις δεξιότητές τους στο μεταβαλλόμενο τοπίο.