Μεθοδολογία κατάρτισης στρατηγικού - επιχειρησιακού σχεδιασμού και ελέγχου στη βιομηχανία

Abstract

Introduction. This study comprises of two phases presenting a) a proposal of an integrated-holistic way of optimizing the management chain, by introducing quantitative variables of production process and b) a systematic way of researching, analyzing, processing, and synthesizing a company's data for strategic-business planning and control purposes. The methodology penetrates into each separate and all management levels, starting from an up-to-down procedure (from the strategic to tactical and operation level) with feedback from down to upper levels (from operation to tactical and strategic level). In order to achieve this at the strategic level, the meanings of corporate vision, mission statement, strategic goals and criteria, strategic philosophy and intentions are defined. Then, the basic core of competencies is analyzed (internal and external environment), along with the strategy structure and applications. This systematic analysis leads to a re-evaluation of the company's position and redefinition of its rules/procedures. The results are measured in long-range plan with factors. Based on the above strategy, the diagnostic study and the added value system in tactical level, will end up with action plans to redesign the operations and redefine the rules and procedures. The results are measured with middle range plan factors. In order to coordinate with tactical-level action plans in operational level, the critical point factors, schedule plans and action coordination are defined, based on systematic methodology of procedure redesign-reengineering. The results are measured with certain predefined operational-level factors. The strategic business and control plan is analysed in the followed eight steps a) diagnostic analysis, b) process, data evaluation and strategy-goal definition c) strategic analysis d) action plans formulation e) basic application proposals formulation f) application planning and methods g) managerial control planning formulation h) managerial control planning execution. The reorganization of strategy demands basic assumptions, which lead to the use of added-value creation principle. This principle views company management with the goal of increasing its value, focusing at all company levels. The term value is determined with quantitative and qualitative data. The innovative point of this thesis is the creation of a value-added system for continuous analysis and procedure improvement through a directional function of follow up and control of business plan action, in order to align with corporate company's goals. The value creation system is a methodology to align business strategy, procedures and human resources. The objective is to succeed efficient Operation with continuous control and improvement, as well as with procedure adjustments. During the procedure analysis, the operations (or procedures) consider the simplification techniques such as elimination, combination, changing sequence to create values, improve and line up with the strategy. The system input is the business model which contains operation and support procedures and resources (human, capital, technology, know how), related to goal achievement (success and their chain value stages). The procedure analysis involves a continuous, detailed consideration of each operation separately and in relation to the others in order to improve them. The results of the improvement with the added-value effect are identified in operations/procedures such as operation cost, technology, employment, customer service, financial position, market share, productivity, supply chain. Improvement is measured with ratio's values related to the examined areas, such as sales, cost of good sold, production capacity. These results are measured and revised continuously in order to achieve best practices outcome. The research presented in this thesis showed improvement in a big industrial company when a) the strategic-business plans were approached in a global and holistic way and were controlled with qualitative and quantitative factors related to best practices, and b) the management followed the proposed systematic eight steps and the value added creation system.

Εισαγωγή. Αυτή η μελέτη αποτελείται από δύο φάσεις που αναφέρονται α) στην πρόταση ενός ολοκληρωμένου-σφαιρικού τρόπου βελτιστοποίησης της αλυσίδας του μάνατζμεντ, εισάγοντας μετρήσιμες μεταβλητές στη παραγωγική διαδικασία και β) στην εισαγωγή ενός συστηματικού τρόπου ανάλυσης, επεξεργασίας, μελέτης, και σύνθεσης των στοιχείων μίας επιχείρησης για τον στρατηγικό-επιχειρησιακό σχεδιασμό και έλεγχο αυτής. Η προτεινόμενη μεθοδολογία διεισδύει σε κάθε επίπεδο χωριστά, αλλά συνολικά σε όλα τα επίπεδα της διοίκησης/μάνατζμεντ (στρατηγικό, επιχειρησιακό, λειτουργικό επίπεδο), αρχίζοντας από το στρατηγικό προς το επιτελικό και λειτουργικό με ανατροφοδότηση από κάτω (λειτουργικό επίπεδο) προς τα άνω (επιτελικό και στρατηγικό επίπεδο). Για να επιτευχθεί αυτό σε στρατηγικό επίπεδο, προσδιορίζονται οι έννοιες του οράματος, της αποστολής, των στρατηγικών αξόνων, της δομής της εταιρείας, του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος καθώς και συσχέτιση μεταξύ των για την αξιολόγηση της θέσης της εταιρείας. Με βάση αυτή την αναλυτική-συστηματική μεθοδολογία, επαναπροσδιορίζεται η θέση της επιχείρησης και καθορίζονται οι κανόνες-διαδικασίες λειτουργίας με μετρήσιμους παράγοντες σε μακροπρόθεσμο (στρατηγικό) χρονικό ορίζοντα. Με βάση την ανωτέρω στρατηγική, την διαγνωστική μελέτη και το σύστημα προστιθέμενης αξίας σε επιτελικό επίπεδο, γίνεται ο επανασχεδιασμός των λειτουργιών και καθορίζονται τα σχέδια δράσης. Έτσι, επαναπροσδιορίζονται οι κανόνες-διαδικασίες λειτουργίας και οι μετρήσιμοι παράγοντες λειτουργίας σε μεσοπρόθεσμο (επιτελικό) χρονικό ορίζοντα. Παράλληλα, στην ανατροφοδότηση από το λειτουργικό επίπεδο, καθορίζονται τα κομβικά σημεία του σχεδίου, προγραμματίζονται και συντονίζονται οι ενέργειες ανάλογα με συστηματική μεθοδολογία επανασχεδιασμού των διαδικασιών, ώστε το σχέδιο των ενεργειών να συντονισθεί με το επιτελικό σχέδιο. Τα αποτελέσματα μετρώνται και συγκρίνονται με καθορισμένους δείκτες μέτρησης σε βραχυπρόθεσμο (λειτουργικό) χρονικό ορίζοντα. Συνολικά, το στρατηγικό-επιχειρησιακό σχέδιο και έλεγχος αναλύονται στα παρακάτω οκτώ στάδια: 1) διαγνωστική μελέτη-συλλογή πληροφοριών; 2) επεξεργασία και αξιολόγηση των στοιχείων και καθορισμός στόχων και στρατηγικής 3) ανάλυση στρατηγικής 4) διαμόρφωση σχεδίων δράσης 5) διαμόρφωση βασικών προτάσεων εφαρμογής 6) προγραμματισμός και μεθόδευση υλοποίησης 7) κατάρτιση πλαισίου ελέγχου 8) έλεγχος υλοποίησης. Ο επανασχεδιασμός της στρατηγικής απαιτεί βασικές προϋποθέσεις, οι οποίες οδηγούν στη χρησιμοποίηση της αρχής δημιουργίας προστιθέμενης αξίας. Αυτή η αρχή συνιστά ένα τρόπο διοίκησης της εταιρείας με στόχο την αύξηση της αξίας της και εστιάζει σε όλα τα επίπεδα της εταιρείας για την επίτευξη αυτού του στόχου. Ο όρος αξία προσδιορίζεται με ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία. Το καινοτόμο στοιχείο αυτής της διατριβής είναι η δημιουργία συστήματος προστιθέμενης αξίας για την συνεχή ανάλυση και βελτίωση των διαδικασιών του συστήματος μέσω παρακολούθησης του επιχειρησιακού σχεδίου με σκοπό να ευθυγραμμίσει τις λειτουργίες της εταιρείας με τους στόχους της διοίκησης. Κατά την διαδικασία της ανάλυσης λαμβάνονται υπόψη οι αρχές της βελτιστοποίησης. Η είσοδος του συστήματος είναι το επιχειρησιακό μοντέλο που περιέχει διαδικασίες (λειτουργικές και υποδομής) και πόρους (ανθρώπινους, κεφάλαιο, τεχνολογία, τεχνογνωσία) που συνδέονται με την επίτευξη του στόχου υλοποίησης και τα στάδια του. Οι διαδικασίες υποδομής και οι λειτουργικές διαδικασίες αναλύονται συνεχώς η κάθε μία χωριστά, αλλά και σε σχέση με τις υπόλοιπες στη μεγαλύτερη δυνατή λεπτομέρεια ώστε να βελτιώνονται μεσοπρόθεσμα. Τα αποτελέσματα της βελτίωσης είναι η προστιθέμενη αξία στις υπό ανάλυση λειτουργίες/διαδικασίες, όπως κόστος λειτουργίας, τεχνολογία, απασχόληση, εξυπηρέτηση πελατών, χρηματοοικονομική θέση, μερίδιο αγοράς, παραγωγικότητα, εφοδιαστική αλυσίδα. Τα αποτελέσματα βελτίωσης ελέγχονται με δείκτες μέτρησης αξίας, σχετικά με τις υπό εξέταση περιοχές όπως πωλήσεις, κόστος πωληθέντων, μονάδες παραγωγής. Η έρευνα έδειξε βελτίωση των αποτελεσμάτων σε μία μεγάλη παραγωγική μονάδα όταν 1) τα στρατηγικά-επιχειρησιακά σχέδια προσεγγίζονται σφαιρικά και παρακολουθούνται με μετρήσιμους ποσοτικούς και ποιοτικούς παράγοντες που σχετίζονται με τις καλύτερες πρακτικές, και 2) η διοίκηση ακολουθεί τα προτεινόμενα οκτώ στάδια μαζί με το σύστημα της δημιουργίας προστιθέμενης αξίας με δέσμευση υλοποίησης.