Η διαχείριση της διοικητικής πληροφορίας στις περιφερειακές υπηρεσίες του Υπουργείου Παιδείας

Abstract

Within the context of information society, the accurate and timely management (process and diffusion) of administrative information and documents emerges as a necessity for the smooth and efficient operation of the public sector organizations and the provision of their services to the citizens. This study examines to what extent the peripheral bodies of the Ministry of Education are currently able, to manage the administrative information according to the demands of contemporary public administration theories and models (New Public Management [New Public Management] and Governance [Governance]). The sample of this survey consisted of 345 members of staff of the peripheral bodies of the Ministry of Education and 617 head and deputy head teachers of primary and secondary schools from urban, semi-urban and rural areas of Greece. The questionnaires were completed by the participants during the period March - August 2011. They were designed to examine all three factors, which, according to the literature review, influence the management of administrative information in an organization. More specifically, these factors were: the logistic and archival infrastructure, the organizational structure, as well as, the knowledge, skills and attitudes of the personnel.The main research results indicated that the peripheral administrative bodies of education use both the printed and the electronic means to manage their information and documents. This mixed way was found that does not fully serve the need of contemporary public administration for accurate and timely processing and dissemination of information. Additionally, this research revealed a series of problems to the logistic and archival infrastructure, the organizational structure as well as the staffing of the peripheral bodies of the Ministry of Education. Problems were also found to the attitudes and the training of human resources of the above administrative bodies as far as the use of digital information management is concerned. According to the study, all the above problems affect negatively the quality characteristics of the administrative information and documents (e.g., late diffusion, vagueness and loss of content). These effects were revealed to inhibit the operation of the regional bodies of the Ministry of Education, since they contribute, inter alia, to the loss of working time, the poor quality and slow execution of administrative procedures, which, in their turn, shape negatively citizens’ perceptions about the functioning of both the public administration as well as the administration of education.

Στο πλαίσιο της κοινωνίας της πληροφορίας, η έγκυρη και έγκαιρη διαχείριση (επεξεργασία και διάχυση) των διοικητικών πληροφοριών και εγγράφων αναδεικνύεται ως επιτακτική ανάγκη για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα, καθώς και για την εξυπηρέτηση των πολιτών. Η παρούσα έρευνα εξετάζει σε ποιο βαθμό οι περιφερειακές διοικητικές υπηρεσίες του Υπουργείου Παιδείας μπορούν με το σημερινό τρόπο λειτουργίας τους να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις των σύγχρονων μοντέλων δημόσιας διοίκησης (της Νέας Δημόσιας Διοίκησης [New Public Management] και της Διακυβέρνησης [Governance]) όσον αφορά τη διαχείριση της διοικητικής πληροφορίας. Στην έρευνα συμμετείχαν 345 μέλη του προσωπικού των περιφερειακών διοικητικών υπηρεσιών του Υπουργείου Παιδείας και 617 διευθυντές-υποδιευθυντές σχολικών μονάδων πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, αστικών, ημιαστικών και αγροτικών περιοχών. Τα ερωτηματολόγια που συμπλήρωσαν οι δύο ομάδες του δείγματος το χρονικό διάστημα Μάρτιος-Αύγουστος 2011 σχεδιάστηκαν έτσι ώστε να εξετάσουν την υλικοτεχνική και αρχειακή υποδομή, την οργανωτική δομή καθώς και τις γνώσεις, τις δεξιότητες και τις στάσεις του ανθρώπινου δυναμικού, παράγοντες που, σύμφωνα με τη βιβλιογραφία, επηρεάζουν τη διαχείριση της διοικητικής πληροφορίας σε μια οργάνωση. Τα κυριότερα αποτελέσματα έδειξαν ότι οι περιφερειακές διοικητικές υπηρεσίες της εκπαίδευσης ακολουθούν το μεικτό (τόσο έντυπο όσο και ηλεκτρονικό) τρόπο διαχείρισης των διοικητικών πληροφοριών και εγγράφων, ο οποίος δεν εξυπηρετεί απόλυτα τις ανάγκες της σύγχρονης δημόσιας διοίκησης για έγκυρη και έγκαιρη επεξεργασία και διάχυσή τους. Επιπροσθέτως, από την έρευνα προέκυψε ότι στην υλικοτεχνική και αρχειακή υποδομή, στην οργανωτική δομή, στον τρόπο στελέχωσης των περιφερειακών διοικητικών υπηρεσιών του Υπουργείου Παιδείας, αλλά και στις στάσεις και την εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού τους στον τομέα της ψηφιακής διαχείρισης της διοικητικής πληροφορίας εντοπίζονται μια σειρά από προβλήματα, τα οποία και επηρεάζουν αρνητικά τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των διοικητικών πληροφοριών και εγγράφων (π.χ., εκπρόθεσμη διακίνησή τους, ασάφειες και απώλειες επί του περιεχομένου τους). Οι παραπάνω συνέπειες βρέθηκε πως δρουν ανασταλτικά στην ομαλή λειτουργία των περιφερειακών διοικητικών υπηρεσιών του Υπουργείου Παιδείας, καθώς συμβάλλουν, μεταξύ άλλων, στην απώλεια εργασιακού χρόνου, στη χαμηλή ποιότητα και στη βραδύτητα εκτέλεσης του παραγόμενου διοικητικού έργου, φαινόμενα που, με τη σειρά τους, διαμορφώνουν στην κοινή γνώμη αρνητική εντύπωση για τη λειτουργία των υπηρεσιών της δημόσιας διοίκησης και της διοίκησης της εκπαίδευσης.