Development of a process reference model for construction supply chains: the contractor's view

Abstract

The construction industry has been described by its clients as ineffective and lacking innovation. There have been many studies aiming to identify the causes of these problems and to provide applicable solutions. One of the proposed solutions is the adoption of supply chain management principles by all actors in the industry (clients, contractors, subcontractors, etc.). Supply chain management in the construction industry has been studied over the past twenty years, and once debates on its applicability in the industry were settled, research took off. Construction supply chain management is a novel research field and construction practitioners are not informed about the progress made in academia. The focus of this dissertation is on contractors as they have direct contact with the client. Clients in the in the construction industry have a huge impact on the end product as they set the requirements for each project. Contractors cannot afford to cover all client requirements internally and turn to subcontractors and material/service suppliers to cover this gap. This makes contractors the most important link in a project’s supply chain. Construction practitioners in contractor organisations are aware of the concept of processes as it is part of their daily routine. This provides fertile ground for the description of the contractors’ supply chain through a process view. The aim of this dissertation is to provide a process reference model for construction supply chains focussing on the contractor. In order to achieve this, a demanding but straightforward methodology is employed. A literature review identifying the characteristics and particularities of the industry, defining the concept of construction supply chain management and analysing previous studies is performed. This provides the background for the creation of the process reference model. Next, an existing supply chain management process reference model is selected to provide the backbone of the model proposed. This model is adapted to the construction industry based on the results of the literature review. A process modelling tool that can depict multiple views of supply chain processes is selected to support the modelling effort. The literature is studied further in order to create a process reference model that considers as many aspects of the construction supply chain as possible. These aspects are grouped into nine functions: determine supply chain management strategies, client relationship management, new project development, supplier relationship management, develop key performance indicator framework, demand management, work package management, construction flow management, and claims management. Each of these functions contains a number of strategic and operational processes. These processes are based on best practices identified in the literature and are validated and enriched with undocumented best practices through semi-structured interviews with experienced senior staff of both SME contractors and large contractors. This ensures that the model can be implemented by most contractors in the industry. Furthermore, the analysis of the interviews provides insights to the differences in supply chain management practices of the different sized contractors. The value of the proposed model lies in the fact that it not only describes construction supply chain management functions and processes at a high level, but it also describes the requirements for its adoption and implementation. It can prove useful for both academics and practitioners. It provides academics with a tool to integrate the provided processes with other supply chain views such as risk management or decision support systems. Practitioners can benefit from the specific characteristics of the model (structure, verbal and diagrammatic descriptions, developed in free software) in order to improve, benchmark and compare the performance of specific project supply chains or the performance of their entire supply chain practices and strategies.

Οι πελάτες της κατασκευαστικής βιομηχανίας την περιγράφουν ως αναποτελεσματική και με μειωμένα επίπεδα καινοτομίας. Έχει διενεργηθεί πλήθος μελετών με στόχο τον εντοπισμό των αιτίων αυτών των προβλημάτων και την επίλυσή τους. Μια από τις λύσεις που προτείνονται είναι η υιοθέτηση των αρχών της διαχείρισης εφοδιαστικών αλυσίδων από όλα τα μέρη της βιομηχανίας (πελάτες, ανάδοχοι, εργολάβοι, κ.α.). Το πεδίο της διαχείρισης εφοδιαστικών αλυσίδων στην κατασκευαστική βιομηχανία έχει αποτελέσει αντικείμενο έρευνας την τελευταία εικοσαετία και ιδιαίτερα τα τελευταία χρόνια, αφού επιλύθηκαν οι διαφορές σε σχέση με την εφαρμογή της συγκεκριμένης θεωρίας στην κατασκευαστική βιομηχανία. Το ερευνητικό πεδίο είναι ακόμα νέο και οι επαγγελματίες του κατασκευαστικού κλάδου δεν έχουν ενημερωθεί για την πρόοδο που έχει επιτευχθεί από την ακαδημαϊκή κοινότητα. Η διατριβή εστιάζει στους αναδόχους έργων καθώς έχουν άμεση επαφή με τον πελάτη. Οι πελάτες της κατασκευαστικής βιομηχανίας ασκούν μεγάλη επιρροή στο τελικό προϊόν καθώς είναι αυτοί που θέτουν τις προδιαγραφές του. Οι ανάδοχοι των έργων δεν έχουν τη δυνατότητα να καλύψουν εσωτερικά όλες τις απαιτήσεις του πελάτη και στρέφονται στους υπεργολάβους και τους προμηθευτές πρώτων υλών/υπηρεσιών για να καλύψουν τις αδυναμίες τους. Αυτό το γεγονός καθιστά τους αναδόχους τον σημαντικότερο κρίκο της εφοδιαστικής αλυσίδας ενός έργου. Οι επαγγελματίες του κατασκευαστικού τομέα έχουν υπόψη τους την έννοια των διαδικασιών καθώς αυτές αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινής εργασίας τους. Έτσι, υπάρχει γόνιμο έδαφος για την περιγραφή της εφοδιαστικής αλυσίδας του αναδόχου μέσα από την οπτική των διαδικασιών. Στόχος της διατριβής είναι η δημιουργία ενός μοντέλου αναφοράς για τις διαδικασίες της εφοδιαστικής αλυσίδας των κατασκευαστικών έργων το οποίο εστιάζει στον ανάδοχο. Για να επιτευχθεί ο στόχος αυτός, ακολουθείται μία απαιτητική και ξεκάθαρη μεθοδολογική προσέγγιση. Μέσα από τη βιβλιογραφική ανασκόπηση εντοπίζονται τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της βιομηχανίας, ορίζεται η έννοια της διαχείρισης εφοδιαστικών αλυσίδων στον κατασκευαστικό κλάδο και αναλύονται οι υπάρχουσες μελέτες. Έτσι δημιουργείται το υπόβαθρο για την ανάπτυξη του μοντέλου αναφοράς διαδικασιών. Έπειτα, ένα υφιστάμενο μοντέλο αναφοράς διαδικασιών επιλέγεται για να αποτελέσει τη ραχοκοκαλιά του προτεινόμενου μοντέλου. Τα αποτελέσματα της βιβλιογραφικής ανασκόπησης χρησιμοποιούνται για να προσαρμοστεί αρχικά το υφιστάμενο μοντέλο στον κατασκευαστικό κλάδο. Για τη δημιουργία του μοντέλου αναφοράς διαδικασιών επιλέγεται κατάλληλο εργαλείο το οποίο έχει τη δυνατότητα να απεικονίσει όλες τις απαραίτητες οπτικές. Η βιβλιογραφία αναλύεται περεταίρω με σκοπό τη δημιουργία ενός μοντέλου αναφοράς το οποίο περιλαμβάνει όσες περισσότερες οπτικές της εφοδιαστικής αλυσίδας του κατασκευαστικού κλάδου είναι δυνατό. Οι οπτικές αυτές ομαδοποιούνται σε εννέα λειτουργίες: καθορισμός στρατηγικών διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας, διαχείριση σχέσεων με τους πελάτες, ανάπτυξη νέων έργων, διαχείριση σχέσεων με τους προμηθευτές, ανάπτυξη πλαισίου δεικτών απόδοσης, διαχείριση ζήτησης, διαχείριση πακέτων εργασίας, διαχείριση ροής κατασκευών, και διαχείριση αξιώσεων. Κάθε μία από αυτές τις λειτουργίες αποτελείται από πλήθος στρατηγικών και λειτουργικών διαδικασιών. Οι διαδικασίες αυτές βασίζονται σε βέλτιστες πρακτικές που εντοπίστηκαν στη βιβλιογραφία και εμπλουτίζονται με βέλτιστες πρακτικές που εντοπίστηκαν μέσα από ημι-δομημένες συνεντεύξεις οι οποίες εκπονήθηκαν με τη συμμετοχή έμπειρων στελεχών που εργάζονται σε μικρούς/μικρομεσαίους και μεγάλους αναδόχους έργων. Έτσι εξασφαλίζεται ότι το προτεινόμενο μοντέλο αναφοράς μπορεί να υιοθετηθεί από όλους σχεδόν τους αναδόχους έργων. Επιπλέον, η ανάλυση των συνεντεύξεων παρέχει πληροφορίες για τις διαφορές που υπάρχουν ανάμεσα στις πρακτικές διαχείρισης εφοδιαστικών αλυσίδων ανάδοχων διαφορετικού μεγέθους. Η αξία του προτεινόμενου μοντέλου αναφοράς έγκειται στο γεγονός ότι όχι μόνο περιγράφει τις λειτουργίες και τις διαδικασίες διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας σε υψηλό επίπεδο, αλλά και στο γεγονός ότι περιγράφονται οι απαιτήσεις για την υιοθέτηση και την εφαρμογή του. Μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμο και στην ακαδημαϊκή κοινότητα και στους επαγγελματίες του κλάδου των κατασκευών. Παρέχει στην ακαδημαϊκή κοινότητα ένα εργαλείο για την ενσωμάτωση των περιγραφόμενων λειτουργιών με οπτικές διαχείρισης κινδύνων και συστημάτων υποστήριξης λήψης αποφάσεων. Οι επαγγελματίες του κλάδου μπορούν να εκμεταλλευτούν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά του μοντέλου (δομή, λεκτική και διαγραμματική περιγραφή, ανάπτυξη σε ανοικτό λογισμικό) για να καταγράψουν, βελτιώσουν και συγκρίνουν την απόδοση της εφοδιαστικής αλυσίδας συγκεκριμένων έργων ή τη συνολική απόδοση των στρατηγικών και πρακτικών που ακολουθούν στη διαχείριση των εφοδιαστικών αλυσίδων τους.