Management control systems in the greek shipping industry

Abstract

In this dissertation I analyze the types of Management Control Systems (MCS) implemented by shipping companies, as well as the determinants and performance implications of this choice. Furthermore, I use the Levers of Control (LOC) framework to explore the relations among control systems, and examine the costs and benefits of control systems – costs in terms of consumption of a constrained resource i.e. management attention and benefits in terms of organizational learning. Based on interviews and survey data for a sample of Greek-owned shipping companies, it is concluded that shipping companies tend to implement three types of MCS. The first set- which is denoted Basic MCS- is similar across all shipping companies. The other two sets of MCS include: (1) Cost MCS which focus on financial and internal measures to achieve operating efficiencies through cost minimization, and (2) External Information MCS, which focus on informing cargo owners about the reliability of shipping company’s services and operations. Furthermore, I hypothesize and find that shipping companies following cost leadership strategies tend to place more emphasis on the use of Cost MCS rather than External Information MCS. However, I find weak evidence of the hypothesized relationship between the pursuit of a differentiation strategy and the emphasis on External Information MCS. The performance tests provide strong evidence in support of the hypothesis that shipping companies that choose MCS better suited to their strategy perform significantly better than the other shipping companies. The performance results reinforce the notion that shipping companies should adapt their MCS to their strategy. The interdependency of the relationship between the control systems implemented by shipping companies is supported by the study by using the partial least squares approach to structural equation modeling. Specifically, beliefs systems are positively associated with each of the boundary systems, interactive control systems and diagnostic control systems. In addition, the interactive use of PMS was hypothesized to be positively related to the diagnostic use of PMS but this hypothesis is not supported. Moreover, I try to investigate the benefits (in terms of organizational learning) of control systems in the context of shipping companies. The use of beliefs systems, boundary systems and diagnostic control systems affect positively organizational learning. Also, the diagnostic use of PMS is positively associated with learning. Emphasis of the boundary system was in the hypothesized direction, but the result was not statistically significant. Surprisingly, interactive control systems were found to be negatively associated with organizational learning. The study shows that there is a cost (in terms of management attention) associated with the use of interactive control systems. Finally, the efficient use of management attention and the higher levels of organizational learning are associated with higher levels of firm performance.

Συνοπτικά, η διατριβή αυτή προσπαθεί να συνδυάσει την συνεισφορά των μελετών ενδεχομενικής προσέγγισης, με τη θεωρία των μοχλών ελέγχου (Levers of Control, LOC framework, Simons, 1994) που προτείνει την αλληλεπίδραση των συστημάτων ελέγχου στο πλαίσιο των ναυτιλιακών εταιρειών. Η μελέτη αυτή χρησιμοποιεί δεδομένα που έχουν συγκεντρωθεί μέσω συνεντεύξεων τριάντα στελεχών ναυτιλιακών εταιρειών καθώς και από τη συμπλήρωση ερωτηματολογίων από 87 ελληνικές ναυτιλιακές εταιρείες που ανταγωνίζονται στον κλάδο της εμπορικής ναυτιλίας. Συνοπτικά, η παρούσα μελέτη καταλήγει στο συμπέρασμα ότι οι ναυτιλιακές εταιρείες υιοθετούν τρεις τύπους ΣΕΔ : ο πρώτος αφορά τα Βασικά ΣΕΔ που οι περισσότερες ναυτιλιακές εταιρείες χρησιμοποιούν. Έπειτα, ανάλογα με τη στρατηγική τους οι ναυτιλιακές εταιρείες χρησιμοποιούν (1) ΣΕΔ με έμφαση την ελαχιστοποίηση του κόστους τους εάν ακολουθούν στρατηγική ηγεσίας κόστους και (2) ΣΕΔ με έμφαση στην εξωτερική πληροφόρηση όταν ακολουθούν στρατηγική διαφοροποίηση. Οι υποθέσεις 2 και 3 εξετάζουν τη σχέση μεταξύ της επιλογής των συστημάτων ελέγχου διοίκησης και της στρατηγικής που ακολουθούν οι ναυτιλιακές εταιρείες. Τα αποτελέσματα δείχνουν ότι οι ναυτιλιακές εταιρείες που υιοθετούν στρατηγική χαμηλού κόστους δίνουν μεγαλύτερη έμφαση στα ΣΕΔ ελαχιστοποίησης κόστους από ότι ναυτιλιακές εταιρείες που έχουν ΣΕΔ για συλλογή εξωτερικών πληροφοριών. Τα στατιστικά αποτελέσματα δεν επιβεβαιώνουν ότι ναυτιλιακές εταιρείες που ακολουθούν στρατηγική διαφοροποίησης υιοθετούν ΣΕΔ με έμφαση στην εξωτερική πληροφόρηση. Η μελέτη δείχνει ότι η επιλογή των ΣΕΔ ανάλογα με τη στρατηγική οδηγεί σε αυξημένη απόδοση των ναυτιλιακών εταιρειών. Τα αποτελέσματα της στατιστικής ανάλυσης του πλαισίου μοχλών ελέγχου αποκαλύπτουν πως η σχέση των συστημάτων αξιών είναι θετική σε σύγκριση με τους υπόλοιπους τρεις μοχλούς ελέγχου. Η υπόθεση για τη θετική σχέση μεταξύ των συστημάτων ορίων και των διαγνωστικών συστημάτων ελέγχου επιβεβαιώθηκε καθώς και τα δύο αυτά συστήματα ελέγχου είναι απαραίτητα για να εφαρμόζονται οι στόχοι της εταιρείας και να αποφεύγονται ανεπιθύμητες συμπεριφορές από τους υπαλλήλους. Δε συμβαίνει όμως το ίδιο και για τη θετική σχέση μεταξύ διαδραστικών και διαγνωστικών συστημάτων ελέγχου. Επαληθεύεται η θετική σχέση μεταξύ συστημάτων ελέγχου αξιών και διαγνωστικών συστημάτων ελέγχου με την οργανωσιακή μάθηση, δε συμβαίνει όμως το ίδιο και για τα συστήματα ορίων και τα διαδραστικά συστήματα ελέγχου. Τα συστήματα αξιών έχουν θετική επίδραση στη διοικητική προσοχή ενώ τα διαδραστικά συστήματα ελέγχου καταναλώνουν την ενέργεια της διοίκησης. Τέλος επιβεβαιώνεται η θετική επίδραση της οργανωσιακής μάθησης στην απόδοση της εταιρείας, καθώς οι επενδύσεις που κάνουν οι ναυτιλιακές εταιρείες για την εκπαίδευση των στελεχών τους έχουν σκοπό την εποικοδομητική ανταπόκριση των στελεχών τους στον ανταγωνισμό.