On exploring the communicative impact of facilitated modelling during strategic group decision making: an interaction analysis study

Abstract

Well into the 21st century strategic decisions remain at the forefront of organisational managerial activity. The ever increasing complexity and uncertainty of the modern world dictates the need for effective strategic decision making. In the attempt to pool together the necessary capabilities strategic decisions in large organisations take place in group settings thus bringing at the forefront the role of group decision making. Group decision making is fundamentally a communicative activity riddled with the intricate processes of negotiation. With negotiation comes conflict with group participants’ differences over perspectives and worldviews being viewed as the fundamental cause of it. Not all conflict is destructive. Benefits are also to be reaped if conflict is managed effectively. A number of techniques and methods have emerged in the field of the Management Sciences and Information Systems that intent to alleviate the destructive and promote the productive aspects of conflict. One technique that follows a rational approach to decision making and incorporates strong elements of facilitation and qualitative modelling has been termed as Facilitated Modelling (FM). The key distinction between FM and other approaches is the use of qualitative models as transitional objects argued to enhance the effectiveness of group conflict management. In the past two decades numerous calls for evaluating the impact FM models may have on conflict have been made with little to no response. This thesis is an exploratory attempt to offer partial insights and inform these calls. The theoretical perspective of Adaptive Structuration Theory acted as the under-bed guiding this exploration. The exploration adopted a multiple case study approach as the methodological avenue for collecting data. Interaction data derived from three workshops, during which strategic decisions were made, have been micro-coded and analysed using both statistical as well as flexible mapping techniques. The results revealed complex relationships between the manner in which the model is appropriated and the resulting conflict management processes. Specifically, findings indicate that when models are appropriated they will reduce the ineffective conflict management behaviours. The concept of Model Appropriations Complexity (MAC) has been introduced as a moderating variable between the model appropriations and conflict management effectiveness with the findings supporting a positive relationship between MAC and effective conflict management. Additional preliminary analyses indicate prior FM-related experience of group participants as another potential explanatory variable for future research to explore.

Και στον 21ο αιώνα οι στρατηγικές αποφάσεις παραμένουν στην πρώτη γραμμή της οργανωτικής διοικητικής δραστηριότητας. Η συνεχώς αυξανόμενη πολυπλοκότητα και αβεβαιότητα του σύγχρονου κόσμου υπαγορεύει την ανάγκη για αποτελεσματική λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Στην προσπάθεια συγκέντρωσης των απαραίτητων δυνατοτήτων, οι στρατηγικές αποφάσεις σε μεγάλους οργανισμούς λαμβάνουν χώρα σε ομαδικά περιβάλλοντα, φέρνοντας έτσι στην πρώτη γραμμή τον ρόλο της ομαδικής λήψης αποφάσεων. Η λήψη ομαδικών αποφάσεων είναι ουσιαστικά μια επικοινωνιακή δραστηριότητα γεμάτη από περίπλοκες διαδικασίες διαπραγμάτευσης. Με τη διαπραγμάτευση έρχεται η σύγκρουση, με τις διαφορές των συμμετεχόντων στην ομάδα σχετικά με τις προοπτικές και τις κοσμοθεωρίες να θεωρούνται η θεμελιώδης αιτία της [σύγκρουσης]. Δεν είναι όλες οι συγκρούσεις καταστροφικές. Οφέλη μπορούν επίσης να αποκομιστούν εάν η σύγκρουση αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά. Στο πεδίο των Επιστημών Διοίκησης και των Πληροφοριακών Συστημάτων έχουν αναδυθεί διάφορες τεχνικές και μέθοδοι που σκοπεύουν να μετριάσουν τις καταστροφικές, και να προωθήσουν τις παραγωγικές, πτυχές της σύγκρουσης. Μια τεχνική που ακολουθεί μια ορθολογική προσέγγιση στη λήψη αποφάσεων και ενσωματώνει ισχυρά στοιχεία διευκόλυνσης και ποιοτικής μοντελοποίησης έχει ονομαστεί ως Διευκολυνόμενη Μοντελοποίηση (FM). Η βασική διάκριση μεταξύ FM και άλλων προσεγγίσεων είναι η χρήση ποιοτικών μοντέλων ως μεταβατικών αντικειμένων τα οποία, όπως υποστηρίζεται, ενισχύουν την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης των ομαδικών συγκρούσεων. Τις τελευταίες δύο δεκαετίες έχουν γίνει πολλές εκκλήσεις για την αξιολόγηση του αντίκτυπου που μπορεί να έχουν τα μοντέλα FM στη σύγκρουση, οι οποίες έχουν λάβει ελάχιστη έως καθόλου ανταπόκριση. Αυτή η διατριβή είναι μια διερευνητική προσπάθεια να προσφέρει μερικές γνώσεις και να ενημερώσει αυτές τις εκκλήσεις. Η θεωρητική προσέγγιση της Θεωρίας της Προσαρμοστικής Δομοποίησης λειτούργησε ως το υπόβαθρο που καθοδηγούσε αυτήν την εξερεύνηση. Η εξερεύνηση αυτή υιοθέτησε την προσέγγιση πολλαπλής μελέτης περιπτώσεων ως την μεθοδολογική οδό για τη συλλογή δεδομένων. Τα δεδομένα αλληλεπίδρασης που προέρχονται από τρείς περιπτώσεις εφαρμογής, κατά τη διάρκεια των οποίων ελήφθησαν στρατηγικές αποφάσεις, έχουν μικροκωδικοποιηθεί και αναλυθεί χρησιμοποιώντας τόσο στατιστικές όσο και ευέλικτες τεχνικές χαρτογράφησης. Τα αποτελέσματα αποκάλυψαν περίπλοκες σχέσεις μεταξύ του τρόπου με τον οποίο οικειοποιείται το μοντέλο, και των διαδικασιών διαχείρισης συγκρούσεων που προκύπτουν. Συγκεκριμένα, τα ευρήματα δείχνουν ότι όταν τα μοντέλα οικειοποιούνται, τότε θα μειώσουν τις αναποτελεσματικές συμπεριφορές διαχείρισης συγκρούσεων. Η έννοια της Πολυπλοκότητας των Οικειοποιήσεων Μοντέλου (MAC) έχει εισαχθεί ως μετριαστική μεταβλητή μεταξύ της οικειοποίησης του μοντέλου και της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης των συγκρούσεων, ενώ τα ευρήματα υποστηρίζουν μια θετική σχέση μεταξύ MAC και της αποτελεσματικής διαχείρισης των συγκρούσεων. Πρόσθετες προκαταρκτικές αναλύσεις υποδεικνύουν την προηγούμενη εμπειρία των συμμετεχόντων στην ομάδα σχετικά με το FM, ως μια άλλη πιθανή επεξηγηματική μεταβλητή που θα μπορούσε να εξερευνήσει η μελλοντική έρευνα.